Binnen de SWV omgeving hanteren wij de wettelijke bewaartermijnen voor Samenwerkingsverbanden van 3 en 7 jaar. Voor het ontwikkelen van dit onderdeel binnen de SWV omgeving hebben wij de volgende bronnen geraadpleegd:

• Artikel 17a lid 14 Wet op het voortgezet onderwijs
  https://maxius.nl/wet-op-het-voortgezet-onderwijs/artikel17a/lid14
• Artikel 18a lid 13 Wet op het primair onderwijs
  https://maxius.nl/wet-op-het-primair-onderwijs/artikel18a/lid13
• Steunpunt Passend Onderwijs documentatie over de bewaartermijnen van de TLV (gebaseerd op Artikel 17a lid 14 en Artikel 18a lid 13)
  https://www.steunpuntpassendonderwijs-povo.nl/wp-content/uploads/2021/04/De-bewaartermijn-van-de-TLV-hoe-zit-het-nu-precies.pdf
• De digitale Privacy tool PO/VO raad
  https://www.passendonderwijsenprivacy.nl/#!/content/121
• Tijdelijke handreiking van de PO/VO raad en kennisnet
  https://www.passendonderwijsenprivacy.nl/wp/wp-content/uploads/2019/07/Tijdelijke-handreiking-bewaartermijnen-1.1.pdf

De wettelijke bewaartermijn voor dossiers waarbij geen extra ondersteuning is toegekend is 3 jaar.
Bij deze TOP dossiers wordt er gekeken naar de archiveringsdatum. 3 jaar nadat de archiveringsdatum is verstreken moet het TOP dossier worden verwijderd.

Wanneer er extra ondersteuning (een arrangement of TLV) is toegekend aan een TOP dossier, dan zal de inhoud van het TOP dossier na 3 jaar (na de afgiftedatum) worden verwijderd. De bekostigingsinformatie over de toegekende middelen blijft nog wel 7 jaar beschikbaar binnen de applicatie.

Wat verstaan we onder de bekostigingsgegevens:

• NAW gegevens van de leerling
• Type ondersteuning of categorie TLV
• Reeks (eerste aanvraag, verlenging, verlenging met wijziging
• Start en einddatum van toegekende ondersteuning
• Het totaalbedrag en/of de subtotaalbedragen

Na 7 jaar wordt alle informatie dan ook automatisch of handmatig verwijderd. Is de extra ondersteuning of TLV langer afgegeven dan 7 jaar? Dan kijkt de applicatie naar de einddatum en zal dit worden aangehouden als verwijder datum.